『精神科医が実践するデジタルに頼らない効率高速仕事術』超多忙な大学病院の教授が実践する心身に負担をかけない仕事術

2019年8月21日 07:15 ビジネス

井原裕さん著『精神科医が実践するデジタルに頼らない効率高速仕事術』

井原裕さん著『精神科医が実践するデジタルに頼らない効率高速仕事術』が、ディスカヴァー・トゥエンティワンより刊行されました。

パソコンやスマホでの効率化は幻想！

本書は、多忙を極める大学病院の教授が実践している仕事術を公開したものです。

医師と一般的なビジネスパーソンとでは、共通性があまりないように思われがちですが、実のところ、医師には非常に高い事務処理能力が求められるのです。

大学病院に勤務する医師の激務については、ご存じの方も多いと思います。医師が毎朝病室に顔を見せるので「いったい、いつ休んでいるのだろう」と入院患者の方が心配してしまったという話さえあります。

本書の著者いわく、一般的に医師は、子ども時代から過酷な受験戦争を乗り越え、医師となってからも専門医試験、研究会、学会発表、留学など、常に「試験前の学生」状態の生活を続けているため、その事務処理能力がはなはだしく鍛えられるといいます。

そして、そんな医師たちの中でも、よりすぐりのつわものが教授族なのです。

教授職の役割は、医師、教師、研究者と複数にわたっています。

また、医師としては管理職の役目も加わるため、組織のマネージャーとして、日々膨大な業務をこなす必要があります。それゆえ、教授職は「スーパー仕事人」でなければ、とても務まらないわけです。

本書で公開されている仕事術は、細部にわたって、効率性、高速性がとことん追求されており、なぜ、その方がよいのかという理由も具体的に言及されています。

また、一見当たりまえのことばかりのように感じられますが、その当たりまえさこそ、超実践的な仕事術の真骨頂なのです。そのほか、記憶や睡眠のメカニズムなど精神科医ならではの解説が特筆ものといえます。

発想は5秒以内に書き留める

アイデアは、場所も時間も選ばず、しばしば最悪のタイミングで浮かぶものです。

例えば、診察中や大事な会議中に、論文のアイデアなどが浮かぶことがあります。そんなときは、仕方がないとあきらめるしかないのですが、実は、偶然のタイミングで浮かんできたアイデアは優れたものが多いのです。

ですから、発想は管理する必要があります。そのため、著者は常に小型の手帳と筆記具を携帯しています。職場ではもちろん、通勤時や自宅でも同様です。

こうしておけばアイデアを、5秒以内に書き留めることができるのです。それ以上の時間をかけると、発想は失われると思ってください。また、PHSにかかってきた用件や、To Do リストなども手帳に記入しています。

忘れないことは信用の基本

教授という立場は、人の恨みを買うことがあります。それは、よくドラマであるような権力闘争などではなく、ごく小さなうっかり、ぼんやりといったことが原因になります。

自分が頼んだ用件を放っておかれ「急ぎなのに、返事がない」「頼んだことを、何日もやってくれない」といったことがたび重なると、人は恨みを抱いてしまうものです。これらは、上司との関係だけでなく、部下に対しても同様です。

大きな組織に所属するということは、多くの人と協力して仕事をするということです。ですから「指示されたことを、指定された期日までに、求められた正確さをもって、仕上げる」このことが組織で生きている上で最大の処世法になるのです。

「今でしょ」「すぐやる」は愚の骨頂！

テレビの影響もあってか、「今でしょ」とか「すぐやる」ことを奨励するビジネス書をよく目にするようになりました。

しかしこのやり方は、仕事の優先順位を考えずに、ただ順不同で処理していく結果になりかねません。これは、最悪の仕事法といえるでしょう。

実際のところ、仕事の大半は、急ぐには及ばないことばかりです。正しくは、その仕事の性質に合わせて、制限時間内に行えばよいのです。

「すぐやる」のは、突然の情報に対して無防備なため「すぐやる発作」を起こしているのです。

このような時も、とりあえず手帳に書き留めることが役に立ちます。そうすることで、すでにリストアップされている業務との関係が浮かび、その仕事の重要性、緊急性を判断することができます。

また「すぐやる」ことは、拙速なリスポンスにつながってしまい、取り返しのつかない事態に陥ることもあります。

今日は今日でなければならない仕事に専念し、自信をもって仕事を先延ばしにする気持ちが大事になります。

必要な書類を30秒以内に机上に取り出せるようにする

書類探しに要する時間は、私たちの思考や発想を中断させる原因なります。したがって、30秒以内に書類を手元に出せる工夫が必要です。これが5分も、10分もかかってしまうと、思考はすべて白紙に戻ってしまいます。

そのため著者は、書類を事案ごとに角型2号封筒に収め、封筒の左端に日付と内容を記入し、机右袖のキャビネットに並べて納めています。

これは、野口悠紀雄さんの『「超」整理法』（中央公論社）を著者なりに少しアレンジしたやり方になります。

医師の執務は、なによりスピードが勝負になります。その意味では、執務中における書類とは、手術中における手術器具のようなもので、無駄な動き最小限にして使いこなさなければなりません。

本書の構成

序章　知られざる「白い巨塔」の日常

第1章　発想の管理 ― 5秒以内に手帳で書き留める

第2章　書類の管理 ― 修正型『超』整理法を活用する

第3章　時間の管理 ― 睡眠を時間管理の中心に置く

井原裕さんプロフィール

著者の井原裕（いはら・ひろし）さんは、1962年鎌倉生まれ。東北大学卒業。自治医科大学大学院、ケンブリッジ大学大学院修了。獨協医科大学越谷病院こころの診療科教授。日本の大学病院で唯一の「薬に頼らない精神科」を主宰。専門は、うつ病、発達障害、プラダ―・ウィリー症候群等。精神科臨床一般のみならず、産業精神保健、刑事精神鑑定等にも対応。

著書に『うつの常識、じつは非常識』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)、『生活習慣病としてのうつ病』(弘文堂)、『うつの8割に薬は無意味』(朝日新書)、『精神科医と考える薬に頼らないこころの健康法』(産学社)など。